Die Auftragsbearbeitung von complex-ERP
Die Auftragsbearbeitung ist das Herzstück von complex-ERP und ermöglicht, die
Geschäftsbeziehungen mit Ihren Kunden reibungslos und effektiv zu optimieren.
Eine umfangreiche Funktionsbibliothek und ein einfaches, klares Handling bieten
eine schnelle und präzise Abwicklung Ihrer Kundenaufträge.
Die Auftragsbearbeitung enthält alle notwendigen Komponenten, wie z. B. die
Lieferanten-, Interessenten-, Mitarbeiter- und Kundenverwaltung. Die Artikelverwaltung
gehört ebenso zur Auftragsbearbeitung, wie die Angebotserstellung mit Übergabemöglichkeit
in den Auftrag und den Lieferschein, sowie das Rechnungsprogramm bzw. die
Fakturierung.
Auftragsbearbeitung allgemein
In der Softwarebranche hat sich der Begriff Auftragsbearbeitung immer mehr
als Gattungsname für eine Software durchgesetzt, die einen ganz bestimmten
Geschäftsprozess abbildet. Die unterschiedliche Auslegung des eigentlichen
Vorganges, der Auftragsbearbeitung, durch die verschiedenen Softwareanbieter
bzw. Softwareentwickler führte zwangsläufig zu einem vielfältigen Angebot
auf dem Softwaremarkt.
Dieser Markt unterliegt jedoch einem stetigen Wandel und wird zunehmend unübersichtlicher.
Softwareanbieter kommen und gehen, neue Programme werden geschrieben, die
Entwicklung anderer wird eingestellt. Die Suche im Internet nach dem Begriff
„Software“ liefert sage und schreibe 123 Millionen Ergebnisse, die nach dem
Stichwort „Auftragsbearbeitung“ immerhin noch mehr als 37.000 Ergebnisse.
In den meisten Fällen ist der Suchende bzw. Entscheidungsträger mit der Auswahl
eines für ihn passenden Softwaresystems schlichtweg überfordert. Diese Beschreibung
soll dazu beitragen, die Anforderungen an eine Auftragsbearbeitung genauer
definieren zu können, das Auswahlverfahren zu erleichtern und einen möglichen
Zusammenhang zu den über- und untergeordneten Software-Komponenten zu liefern.
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Auftragsbearbeitung im Vergleich
Schon der Vergleich verschiedener Auftragsbearbeitungen untereinander, die
den selben Geschäftsvorgang betreffen, ist oftmals nicht möglich, da Begriffe
unterschiedlich definiert oder einfach übernommen werden.
Betrachtet der künftige Anwender die Anforderungen an eine Auftragsbearbeitung
lediglich aus seiner momentanen Sichtweite, könnte das Anforderungsprofil
entweder zu eng oder bei Einbeziehung künftiger, vielleicht unklarer Vorstellungen
zu umfangreich werden oder aber über den eigentlichen Umfang der Auftragsbearbeitung
hinausgehen. Maßgebend ist letztendlich auch hier wieder, was der Anwender
unter Auftragsbearbeitung versteht.
Ablauf der Auftragsbearbeitung
Die Auftragsbearbeitung verbindet zunächst zwei, räumlich getrennte
Organisationseinheiten, den Kunden und Lieferanten. Erteilt der Kunde dem
Lieferanten nun einen Auftrag, so handelt es sich aus der Sicht des Kunden
um einen Bestellvorgang, während der Lieferant bei Erhalt der Bestellung einen
Auftragsvorgang, nämlich die Auftragsbearbeitung, auslöst.
Um die geschäftliche Beziehung der beiden Vertragspartner untereinander zu
verdeutlichen, soll einmal der gesamte Vorgang mit den einzelnen Druckbelegen
aufgezeichnet werden:
1. Kunde fordert Angebot vom Lieferanten an (Belegart: Anfrage),
2. Lieferant gibt Angebot an den Kunden ab (Belegart: Angebot),
3. Kunde bestellt aufgrund des Angebotes beim Lieferanten
(Belegart: Bestellung),
4. Lieferant nimmt Bestellung des Kunden bzw. Auftrag an (Belegart: Auftragsbestätigung),
5. Lieferant liefert an den Kunden aus (Belegart: Lieferschein),
6. Kunde erhält die Ware vom Lieferanten (Vorgang: Wareneingang),
7. Lieferant schreibt Rechnung an den Kunden (Belegart: Rechnung),
8. Kunde erhält die Rechnung vom Lieferanten (Vorgang: Rechnungskontrolle)
Zunächst handelt es sich also um insgesamt acht Vorgänge, die wechselseitig
vom Kunden und Lieferanten vorgenommen werden und jeweils eine Gegenreaktion
auslösen. Es fällt auf, daß bei den Vorgängen 6 und 8 der Auftragsbearbeitung
keine eigentliche Belegart existiert, also in der Regel kein Beleg ausgedruckt
wird. Die erhaltenen Belege, hier der Lieferschein und die Rechnung des Lieferanten,
werden lediglich in die Datenbank des Kunden eingegeben, womit zumindest ein
Vorgang stattfindet.
Natürlich ist der obige Ablauf der Auftragsbearbeitung aus Sicht von Kunde
und Lieferant keineswegs vollständig, denn es fehlen noch einige wichtige
und mögliche Schritte, wie z. B. die Beschaffung oder Herstellung seitens
des Lieferanten, die Bezahlung der Rechnung oder Bestandsprüfungen
usw., die hier nicht erörtert werden sollen, da sie nicht unmittelbar zum
eigentlichen Umfang einer Auftragsbearbeitung gehören.
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Umgebungskomponenten der Auftragsbearbeitung
Betrachten wir weiterhin den Lieferanten bei der Auftragsbearbeitung, wird
schnell klar, daß er ja seinerseits ebenfalls Ware beschaffen und/oder herstellen
muß, die sein Kunde bei ihm bestellt. Hierzu benötigt er, wie sein Kunde zuvor
auch, eine Softwarekomponente, die diesen Vorgang, das Bestellwesen oder einfach
nur den Einkauf in Zusammenhang mit der Auftragsbearbeitung für ihn regelt.
Diese beiden Vorgänge (Auftragsbearbeitung und Bestellwesen) zusammen sind
ihrerseits wiederum Teil der übergeordneten Warenwirtschaft oder eines Warenwirtschaftssystems
(WWS).
Wie man sieht, wächst der Umfang, und die verschiedenen Bezeichnungen für
die Business-Lösung ändern sich mit den Anforderungen und Möglichkeiten.
Die Auftragsbearbeitung
Die Auftragsbearbeitung von complex-ERP
Auftragsbearbeitung allgemein
Auftragsbearbeitung im Vergleich
Ablauf der Auftragsbearbeitung
Umgebungskomponenten der Auftragsbearbeitung
Begriffsdefinition Auftragsbearbeitung
Anforderungen an eine Auftragsbearbeitung
Auftragsbearbeitung mit individuellen Möglichkeiten
Begriffsdefinition Auftragsbearbeitung
Die Auftragsbearbeitung als Geschäftsprozess ist der Teilbereich eines übergeordneten
Unternehmensablaufes als Gesamtprozess und stellt eine kleinere, wenn auch
wichtige Softwareeinheit dar, nämlich die Abwicklung und Überwachung des Verkaufsvorganges.
Steht nun gerade der Begriff „Auftrag“ stellvertretend für die Auftragsbearbeitung,
sind die Gründe sicherlich auch darin zu sehen, daß vom Auftrag alle nachfolgenden
Bearbeitungsschritte ausgelöst werden (Materialreservierung, Einkauf, Produktion,
Auslieferung, Berechnung etc.). Die dem Auftrag vorgelagerten Aktionen werden
oft als Angebotswesen bezeichnet, wobei dieser Begriff impliziert, es könnte
oder sollte sich um einen Bereich handeln, der unabhängig von der Auftragsbearbeitung
erledigt wird.
Wir sind nicht dieser Meinung und gehen in allen Fällen davon aus, daß Angebote
bzw. das Angebotswesen unbedingt Bestandteil der Auftragsbearbeitung sein
müssen. Demnach zählen die Vorgänge 2, 4, 5 und 7 im Verkauf (siehe obige
Aufstellung), also das Angebot, der Auftrag bzw. die Auftragsbestätigung,
die Auslieferung und die Berechnung bzw. Fakturierung zum Leistungsumfang
einer Auftragsbearbeitung.
Aufgabenbereiche wie z. B. Kalkulation, Bestandsführung, Mahnungen schreiben,
Beschaffung usw. zählen wir ausdrücklich nicht zum engeren Kreis der Auftragsbearbeitung,
diese werden durch andere Softwarekomponenten oder Module (Warenwirtschaft,
Materialwirtschaft, Fertigungswirtschaft etc.), die in der gesamten Softwarelösung
enthalten sind, bearbeitet. Aus dieser Betrachtungsweise ergibt sich jedoch
auch, daß die Auftragsbearbeitung nicht ausreicht, den gesamten Geschäftsprozess
aus Sicht des Lieferanten abbilden zu können.
Anforderungen an eine Auftragsbearbeitung
Natürlich müssen die Grundvoraussetzungen der Auftragsbearbeitung erfüllt
werden. Hierzu gehören, wie bereits eingangs erwähnt, die Adressverwaltung
mit den Konditionen und die Artikelverwaltung etc.. Der oben wiedergegebene
Ablauf der Auftragsbearbeitung sollte zum Standard gehören.
Den Kunden müssen beliebig viele Ansprechpartner, Abteilungen und Versandanschriften
zugeordnet werden können und alle erforderlichen Konditionen und natürlich
beliebige, individuelle Texte für Hinweise und Bemerkungen.
Die Vorgänge in der Auftragsbearbeitung müssen ohne großen Aufwand in die
nächste Vorgangsstufe übernommen werden können und es müssen beliebig viele
Vorgänge aus der vorangegangenen Vorgangsstufe erzeugt werden können. Z. B.
sollten aus einem Auftrag beliebig viele Lieferscheine erzeugt werden können,
die jeweils ein eigenständiges Dokument mit einer eigenen Identnummer in der
Auftragsbearbeitung abbilden.
Bei jedem neu erzeugten Lieferschein darf z. B. nur noch die Restmenge zur
Lieferung vorgeschlagen werden. Alle Dokumente aus einem Verkaufsvorgang
müssen unmittelbar miteinander verbunden sein und in diese Zusammenhänge in
verschiedenen Übersichten dargestellt werden. Die Darstellung der einzelnen
Obligos (Lieferobligo bzw. Rückstandsliste, Rechnungsobligo etc.) in verschieden
sortierten Übersichten gehören zum Umfang einer Auftragsbearbeitung genauso,
wie die Bewertung von Auftragsbeständen, Umsatzvergleichen, Rahmenverträge
mit Abrufen und Fortschrittszahlen.
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Auftragsbearbeitung mit individuellen Möglichkeiten
Die Druckbelege der Auftragsbearbeitung (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein
und Rechnung) müssen unter Berücksichtigung der branchenbedingten Gegebenheiten
ebenfalls ein großes Maß an Flexibilität bieten. Hierzu zählen z. B. die Ausgabe
in fremden Sprachen, Aufmaße, Kundenartikelnummern oder auch Sammellieferscheine
und –Rechnungen.
Die Anforderungen an die Preisfindung und das Rabattsystem zu standardisieren
ist nicht ganz einfach, zumal hier in vielen Fällen branchenabhängige Eigenheiten
eine große Rolle spielen. Der Handel stellt an eine Auftragsbearbeitung sicher
andere Anforderungen wie ein Fertigungsbetrieb oder gar ein Industrieunternehmen.
Natürlich müssen bei der Softwareauswahl zur Auftragsbearbeitung zunächst
die betrieblichen Ansprüche berücksichtigt werden. Soll aber beispielsweise
zu einem späteren Zeitpunkt der Verkaufspreis über mengenabhängige Staffelpreise
berechnet werden, wird dies schwierig, wenn die verwendete Auftragsbearbeitung
diese Ansprüche nicht erfüllen kann.
Ebenso wird natürlich kein Unternehmer eine Auftragsbearbeitung nur deshalb
auswählen, weil sie komplizierte Flächenberechnungen durchführen kann, wenn
er selbst „nur“ mit Schrauben handelt. Es ist also immer eine Frage der Notwendigkeit,
vorausschauend zu berücksichtigen, welche Ansprüche man haben könnte.
Somit wären die wichtigsten Bestandteile der Auftragsbearbeitung definiert.
Empfohlen wird jedoch immer, eine Softwareauswahl auf der Basis eines Pflichtenheftes
zu treffen. Diese „Checkliste“ mit momentanen und künftigen Anforderungen
an die Auftragsbearbeitung detailliert zusammenzustellen, ist zwar kein leichtes
Unterfangen und mitunter auch kostspielig, erleichtert den Auswahlvorgang
aber ungemein.
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Telefon Nord: (0208)2056871
Telefon Süd: (07273)9411-0
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